Projektmanagement ist kein Kinderspiel. Projektverantwortliche müssen Mitarbeiter, Zeit, Budget und Fortschritt im Auge behalten. Das ist oft vielschichtige, zeitintensive Arbeit.

Umso verwunderlicher ist daher das Ergebnis einer Studie von Capterra. Sie ergab, dass die meisten kleinen Unternehmen und Projektteams keine spezielle Projektmanagement-Software verwenden. Stattdessen dokumentieren sie Projekte manuell, häufig in Microsoft Excel. Von unseren Kunden hören wir immer wieder, dass diese improvisierten Lösungen ineffiziente, unnötig komplizierte und von Medienbrüchen geprägte Prozessen zur Folge haben.

Während kleinere Unternehmen oft keine professionelle Software für Projektmanagement verwenden, plagen sich größere Betriebe mit unflexiblen Insellösungen, die zwar umfangreiche Funktionalität bieten, aber nicht ihre eigentlichen Anforderungen erfüllen.

Die Vorteile von Projektmanagement mit Dynamics 365

Projektmanagement-Software liefert Projektmanagern einen besseren Überblick, sie hilft Prozesse zu optimieren und vereinfacht das Reporting. Anders als Projektdokumentation mit Excel-Tabellen und anderen behelfsmäßigen Lösungen, ist professionelle Projektmanagement-Software effizient und einfach zu verwenden, was die Fehlerquote reduziert.

Das Produkt-Portfolio von proMX im Bereich Projektmanagement basiert auf Microsoft Dynamics 365. Dynamics 365 ist eine Reihe von neun cloudbasierten Unternehmensanwendungen, wovon jede für einen anderen Unternehmensbereich zuständig ist. Sie greifen nahtlos ineinander (und räumen so alle Medienbrüche im Geschäftszyklus aus), können aber auch einzeln eingesetzt werden.

Dynamics 365 verfügt über breite Funktionalität und wurde entwickelt, um die Bedürfnisse von Unternehmen verschiedener Branchen zu erfüllen. Deshalb ist ein zentrales Konzept der Dynamics-Philosophie auch Anpassungsfähigkeit. Konkret bedeutet das, dass alle Dynamics-Module durch Dritt-Anbieter-Anwendungen erweitert und so zusätzliche oder spezielle Funktionen hinzugefügt werden können.

Unser Projektmanagement-Produktportfolio:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Projektemanagement in Microsoft Dynamics 365 zu realisieren. Unser Produktportfolio umfasst Lösungen, die sich an verschiedene Zielgruppen richten und unterschiedliche Anforderungen erfüllen.

Einstieg in professionelles Projektmanagement

Unsere Empfehlungen für den Einstieg sind abhängig von der Größe des Projektteams und der Komplexität der Geschäftsprozesse.

Option A: proRM Fast Start

Zur Lösung: proRM Fast Start  ist eine von proMX entwickelte App für Microsoft Dynamics 365 for Sales. Sie lässt sich nahtlos in das Vertriebs-Modul integrieren und erweitert es um Projektmanagement-Funktionen. Das ermöglicht es Unternehmen, sowohl Vertrieb als auch Projekte in einer Lösung zu verwalten.

Zielgruppe: Die App soll Unternehmen oder Abteilungen den schnellen Einstieg ins Projektmanagement in Microsoft Dynamics 365 ermöglichen. Sie ist ein idealer Anfangspunkt für Unternehmen, die bislang keine professionelle Projektmanagement-Software genutzt haben und/oder nur grundlegende Funktionalität benötigen.

Funktionalität: proRM Fast Start umfasst vier wichtige Projektmanagement-Funktionen:

  • Projektplanung und -controlling
  • Zeit- und Spesenerfassung
  • Genehmigungsmanagement
  • Rechnungsstellung

Gute Gründe für die Lösung: Die App ist extrem einfach einzurichten (die Konfiguration nimmt maximal zwei Tage in Anspruch) und intuitiv in der Nutzung, was langwierige Mitarbeiterschulungen hinfällig macht. Für Unternehmen, die bereits Dynamics 365 nutzen, ist proRM Fast Start die schnellste und kostengünstigste Option, um im Projektmanagement durchzustarten.

Option B: Microsoft Dynamics 365 for Project Service Automation

Zur Lösung: Dynamics 365 for Project Service Automation (PSA) ist eine hochfunktionale Projektmanagement-App, die in Kombination mit anderen Dynamics-Modulen oder als alleinstehende Lösung verwendet werden kann.

Zielgruppe: Große Projektteams mit mehr als 50 Benutzern und komplexen Prozessen.

Funktionalität: Die App deckt nicht nur die Projektdurchführung ab, sondern berücksichtigt zudem finanzielle Aspekte. In naher Zukunft wird zudem Microsoft Project integriert werden können.

Gute Gründe für die Lösung: PSA wurde speziell für gewinnorientierte, projekt-basierte Organisationen entwickelt. und ist die raffinierteste Projektmangement-Lösung in Microsofts Produktportfolio. Und das Entwicklungsteam wird nicht müde: Weitere spannende Neuerungen sind geplant. Da die App cloudbasiert ist, arbeiten Nutzer stets mit der aktuellsten Version und profitieren von den neuesten Innovationen.

Upgrade der Projektmanagement-Software

Sollte die eingesetzte Lösung die Bedürfnisse eines Unternehmens nicht mehr befriedigen, gibt es zwei Möglichkeiten: das Upgrade auf eine umfangreichere Software oder die Erweiterung der bestehenden Lösung.

Option A: Von proRM Fast Start auf PSA wechseln

Zur Lösung: Falls die Funktionalität von proRM Fast Start nicht länger ausreicht, kann ein Upgrade auf Dynamics 365 for Project Service Automation erfolgen.

Gute Gründe für die Lösung: Wir sehen proRM Fast Start als ersten Schritt ins Projektmanagement in Microsoft Dynamics 365. Für einige Unternehmen kann die App lange ausreichend sein. Andere wiederum entwachsen der Funktionalität. Deshalb haben wir sie vollständig kompatibel zu PSA entwickelt. Der Umstieg auf die Microsoft-Lösung ist einfach und Nutzer müssen sich nicht an eine komplett neue Software gewöhnen.

Option B: PSA um die Projektmanagement Add-ons erweitern

Zur Lösung: Die drei Projektmanagement Add-ons für Dynamics 365 for Project Service Automation stocken die Funktionen PSAs in entscheidenden Bereichen auf:

  • Time Tracking fügt detaillierte Start-bis-Ende-Zeiterfassung hinzu
  • Approval Manager bietet umfangreiche Filter-Funktionalität für Projektmanager im Genehmigungsmanagement
  • Project Gantt ermöglicht Multi-Kunden-Projektmanagement in einer einzigen Ansicht

Gute Gründe für die Lösung: Wir haben festgestellt, dass viele Unternehmen gewisse Funktionen in PSA vermissen. Die Add-ons sind eine kostengünstige Möglichkeit, die App aufzustocken.

Alle in diesem Artikel erwähnten Produkte könne kostenlos getestet werden. Wir zeigen Ihnen Dynamics 365 for Project Service Automation auch gerne in einem Webinar. Unser Team gibt Ihnen jederzeit Auskunft zu den Lösungen, ihren Preisen und unseren Dienstleistungen.

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